Atas de Assembleias Condominiais e seus procedimentos
As assembleias em condomínios são solenidades que possuem formalidades a serem seguidas. Entre elas, estão a necessidade do registro histórico feito em formato de ata, as quais, dependendo da pauta deliberada, podem ou não ser levadas a registro em cartório.
Os registros em cartório acabam por serem necessários não só pela preservação do documento, mas também, para oposição da deliberação a terceiros que não sejam condôminos. Assim, os assuntos que tratam da administração (eleições, transferência de poderes, tempo de mandato) por exemplo, sempre serão levados à registro no cartório.
Exatamente pela necessidade de ser de conhecimento de terceiros (público em geral), os dados de quem representa o condomínio, ou quem auxilia na gestão, não ficam ocultos, e acabam por ser divulgados sem restrição da LGPD, uma vez que trata-se de um representante do condomínio que necessita ser conhecido por força de lei (art 7º da LGPD).
Outra questão importante é a lista de presença, que por ser um documento acessório, pode ser pela declaração dos presentes no corpo da assembleia, com indicação da unidade e nome completo do participante, bem como, se fazem uso de procuração ou não.
Tal condição, inclusive, facilita nas atas eletrônicas, obrigatórias quando a assembleia for eletrônica (§3º do art. 1354-A do CC), podendo haver também a substituição por assinaturas digitais, ou por certificados digitais individuais, ou qualquer outro meio de certificação ICP-Brasil, nos termos art. 10, § 2º, da MP 2.200-2.
Quando tratamos de assembleias, um outro tema que surge é o uso de procuração, a qual por definição da lei (art. 653 do CC e seguintes) é um instrumento que confirma uma relação de mandato entre proprietário e seu representante, perante terceiros.
O condomínio é terceiro, desta forma, pelo princípio de boa-fé, estando o documento formalmente completo nos termos da convenção. Ao condomínio não cabe alegar fraude ou responsabilidade nos atos que o representante praticar, fato que só cabe ao proprietário, cabendo ao condomínio, por meio da convenção (documento que estabelecer as regras gerais de participação) exigir um reconhecimento de firma e limitações de uso, além de que sejam as procurações recentes, não podendo vedar a utilização, por ser uma restrição incompatível com o exercício da propriedade (§§ 1º e 2º do art. 1228 do CC).
Além das regras que a convenção pode trazer, normas complementares a assembleias eletrônicas podem ser fixadas em Regimento Interno, conforme nos ensina atualmente o §5º do art. 1354-A do Código Civil.
As Atas Notariais podem ser usadas também, conferindo ao registro de fé pública, uma vez que serão feitas por cartórios, que terão a função de fielmente registrar o que ocorreu em uma assembleia, seja por meio de gravações, seja por meio de presença na assembleia.
Importante destacar que, a ata, por ser registro histórico, é essencial; ainda que no formato parcial de uma sessão permanente, para indicar aos ausentes o que ocorreu e como será o futuro do condomínio. Por isso, sem economia e garantindo uma segurança jurídica, seja preciso em uma ata de assembleia condominial, a manutenção do patrimônio de todos depende disso
- Atas de Assembleias Condominiais e seus procedimentos - 12 de dezembro de 2023