Técnica antiga porém, extremamente útil ainda hoje
Na edição passada, comentei um pouquinho sobre como um síndico ou quem administra condomínios de maneira geral pode se destacar no mercado e ser um profissional de alta performance, apenas começando a registrar tudo o que faz e utilizando algumas ferramentas para controlar e facilitar o seu trabalho
E, para dar continuidade a essa pegada de organização e padronização, hoje gostaria de falar sobre uma técnica que ganhou notoriedade no Japão, após a Segunda Guerra Mundial.
Essa técnica é chamada de 5S por levar em sua essência cinco sensos: Seiri (utilização), Seiton (organização), Seisō (limpeza), Seiketsu (padronização) e Shitsuke (disciplina). Senso é algo que tem como objetivo manter o foco e a atenção naquilo que é mais importante.
Se você observar com atenção, vai perceber que eles foram organizados de acordo com uma sequência para facilitar sua implementação, onde você se livra daquilo que não serve, organiza e identifica o que sobrou, cuida da limpeza e higiene, cria e implementa padrões que devem ser seguidos e incorpora essa cultura no seu dia a dia, criando uma disciplina.
Nós fizemos uma pequena adaptação nos 5S tradicionais, da seguinte forma: Seiri (utilização), Seiton (organização), Seisō (limpeza), So Desu Ne (comunicação) e Shitsuke (disciplina). Ao substituir padronização por comunicação, passamos a mensagem de que você deve informar às pessoas ao seu redor de que houve uma mudança na cultura e, que, daquele momento em diante, um novo comportamento passará a valer naquele ambiente.
Ao comunicar sobre a nova cultura, você valoriza o trabalho que você teve na implantação da técnica e garante a continuidade desses novos hábitos.
5S NA PRÁTICA
1. Faça uma análise bem crítica de tudo o que você não usa mais: seja sincero e pratique o desapego. Lembre-se: não basta apenas jogar fora, o senso de utilização vai além e diz que todo material descartado deve receber destino correto. Descarte com consciência.
2. Do que sobrou, organize por tamanho, frequência de uso, data de validade, cor, origem, similaridade etc e identifique. Lembre-se: tudo o que não está identificado, não está organizado. Identifique ao máximo: gavetas, portas, armários, setores, prateleiras, pastas, arquivos etc.
3. Cuide da limpeza. Uma vez que você eliminou sobras e organizou tudo, fica muito mais fácil limpar e manter limpo. Lembre-se: tudo o que se limpa com frequência, dura mais.
4. Agora é hora de comunicar a todos que uma cultura de limpeza e organização foi implantada. Utilize os mais variados meios de comunicação: e-mail, WhatsApp, post-it, mural, cartilha etc. Lembre-se: comunicação não é o que se fala, é o que os outros entendem. Certifique-se de que as pessoas receberam e entenderam a informação.
5. Você deve ser o exemplo. Portanto, mantenha a disciplina dos 5S e mostre que você está empenhado em manter essa cultura no local.
Acredite nessa técnica, pois uma vez que ela for bem implementada, qualquer outra melhoria ou inovação que você desejar fazer terá resultados muito além do esperado e uma adesão muito mais fácil.
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